我的时间管理工具 [GTD]

为什么要进行时间管理:

  • 屠格涅夫说:“等待的方法有两种,一种是什么事也不做地空等,另一种是一边等,一边把事情向前推动。”
  • 与其将时间耗费在无意义的消磨等待中,而在事务缠身时手忙脚乱疲于应付,不如随时对自己的时间进行规划管理。
  • 如果将一小时看做独立的60个一分钟,你会发现,这一小时中能完成的任务量大大增加。
  • 10000小时/墨菲定理/二八法则,引导我们更有计划地支配和使用自己的时间。
  • 如果不能让每一秒都创造出价值,毋宁让我去死 我会倍感压力与惭愧。

我选择时间管理工具的标准:

  • 1.使用成本低,操作快速便捷。
  • 2.功能强大,适合折腾,能够根据实际需要进行个性DIY。
  • 3.非公开,可设置隐私权限;可共享,选择共享对象。

我使用的时间管理工具:

1.Blackberry + Google Sync

Blackberry with Google Sync

经典的组合。可同步联系人的资料以及日历信息。优势是随手可得(一般而言Blackberry在以我为圆心的半径一米内随手可得),在缺乏电脑的环境下记录方便。一般被我用来记录读书后获得的行动灵感,或是在课堂记录作业任务等。另外看电视时有什么精彩节目的预告,我也会用BB记下,绝不错过好节目。

此外BB的闹钟也是我常用的。

2.Google Calendar

Google Calendar

主要用来系统地进行每天、每周或某一阶段的时间整理。最经典的应用是将一学期的课程(时间、教室、任课老师的姓名)输入,并设置提前1小时+提前5分钟的SMS提醒。经过上学期的实践证明,这种方式非常有效。我从未上课迟到,而忘记教室门牌号的情况也久不复发了。

我还添加了China Holidays、历史上的今天、语录三个公共日历。此外 Contacts’ birthdays 这个新开放的日历功能,允许你将Google联系人的生日添加为一个单独的日历表,是个非常贴心非常人性化的功能,自然也要加上。

另再推荐今天发现的一款叫做Twistory的应用,允许你将Twitter上的Tweets添加到日历中的对应时间点上,实现了LifeStream的功能。

http://twistory.net/

3.Gmail

Gmail

又是Google的产品,G社你是想垄断我的人生么?

Gmail的GTD功能,我是这么开发的:

  • 将网络的部分任务以Email形式发送到自己的邮箱(好处是可以实现富文本,并且借助Google的强大功能可以实现更多玩转方式)。所有处理完的邮件,统统Archive掉,保证Inbox干干净净。
  • 开启Gmail Labs里Superstar(超级星标)工具,允许添加多种星标形式,每一种自己规定个代表的状态。例如我将绿色的钩作为包含账号信息的网络服务确认邮件的标记,感叹号作为高权重事务的重点提示。(Labels标签也能实现这种作用,只是文字不太直观)
  • 黑莓上收到的重要短信,可以复制并发送到Gmail。
  • 我在Blogger上开辟了一个个人记事本,并且激活绑定了邮件发表日志的功能。因此我可以随时通过黑莓或PC端,将简单的文字日志通过Gmail发布到墙外的Blogger上,与老外交流分享。
  • Gmail的Task与Google Calendar的Task是联通的,二者保持一致。

4.脑袋+笔记本儿

在好记性、烂笔头都拼不过电子设备的今天,担心大脑机能退化、手写功夫下降的我,还是残存了一些使用传统方式记事的习惯。被动地让机器来提醒你,虽精确甚至万无一失,但总会让我觉得自己变成机器的附庸,不利于形成主动的习惯。事实证明,传统方式在时间管理方面的效率,绝不亚于电子产品,更有利于事务的拓展和脑力的激荡,让事情的完成更具弹性和创造力。

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